Informativa resa al candidato e contestuale richiesta di consenso per il trattamento dei dati personali

 

Italia

 

Gentile Signora, / Egregio Signore,

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679, recante disposizioni a protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati (di seguito anche solo il “GDPR”) e del Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003, come modificato e integrato dal Decreto Legislativo del 10 agosto 2018, n. 101 contenente disposizioni per l’adeguamento alla normativa nazionale alle disposizioni del Regolamento UE 2016/679 (di seguito anche solo il “Codice Privacy”), qui di seguito, Le forniamo l’informativa riguardante il trattamento dei Suoi dati personali che sarà effettuato dal Titolare del trattamento, come infra definito, in relazione al processo di selezione per l’eventuale Suo inserimento nell’organigramma aziendale (di seguito anche solo il “Processo di Selezione”).

Per dato personale si intende “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale” e le immagini (art. 4 n. 1 del GDPR).

1. Titolare del trattamento dei dati personali

Il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali è MBE Worldwide S.p.A. (C.F. e P.IVA 05393070965), con sede in Milano, Viale Lunigiana, 35-37, Tel.  +39 02 67625777, Fax +39 02 67625778, e-mail people@mbeglobal.com. In relazione alle singole candidature, ove la posizione lavorativa vacante sia riferita ad una diversa società del gruppo, così come indicata nel relativo annuncio, la stessa sarà Titolare del trattamento. In particolare, potrà essere una tra le seguenti:

• Sistema Italia 93 S.r.l. (C.F. e P.IVA 10697630159), con sede in Milano, Viale Lunigiana, 35-37, Tel. 02 676251, Fax. 02 67625625, e-mail people@mbeglobal.com;

(di seguito anche solo la “Società” e/o il “Titolare”).

2. Categorie di dati personali trattati

2.1 Dati personali forniti da Lei direttamente

Nell’ambito del Processo di Selezione potranno essere trattati i seguenti dati personali, forniti da Lei direttamente all’atto della creazione del Suo account personale per la partecipazione al Processo di Selezione e della presentazione della candidatura, con l’invio del Suo curriculum vitae ed eventualmente della lettera di presentazione o, successivamente, nel corso del Processo di Selezione:

• dati identificativi e anagrafici (nome e cognome, indirizzo, telefono, codice fiscale, genere, stato di famiglia, luogo e data di nascita, paese di residenza, nazionalità e, laddove consentito dalla legge, carta di identità, passaporto e patente di guida);
• dati relativi all’istruzione e al lavoro (curriculum vitae, titolo di studio, tirocinio o formazione professionale, competenze professionali, mansioni, dipartimento, funzione lavorativa, retribuzioni, integrazioni salariali, trattenute, eventuali beni aziendali attualmente a disposizione, lingue conosciute);
• immagini su supporto fotografico-video, ove da Lei spontaneamente fornite (foto-video).

2.2 Dati personali non forniti da Lei direttamente (fonti)

Nell’ambito della gestione della Sua candidatura, potranno anche essere trattati dati personali:

(i) provenienti da fonti pubbliche quali siti internet, social network (dati contenuti nel suo profilo pubblico di LinkedIn, etc.), giornali e riviste anche specialistiche, pubblicazioni scientifiche od altri documenti o scritti a carattere divulgativo pubblicati o comunque consultabili liberamente;

(ii) provenienti da precedenti datori di lavoro e/o dagli istituti pubblici e/o privati da Lei frequentati per la Sua formazione.

2.3 Categorie particolari di dati personali di cui all’art. 9 (c.d. categorie particolari di dati personali) del GDPR forniti da Lei direttamente

Nell’ambito del Processo di Selezione, il trattamento potrà riguardare anche altre categorie particolari di dati personali (le c.d. categorie particolari di dati personali), idonei a rivelare, anche indirettamente, ad esempio, lo stato di salute del candidato o di familiari del candidato (nei limiti previsti dalla legge) e l’appartenenza a categorie protette (appartengono a categorie protette le persone affette da disabilità fisiche, psichiche o sensoriali, che comportino una riduzione della capacità lavorativa ed, in generale, le persone affette da disabilità in relazione alle quali la legge applicabile promuove l’inserimento nel mondo lavorativo).

2.4 Dati personali raccolti dalla Società tramite sistemi di videosorveglianza per la gestione della sicurezza aziendale

Nella fase di eventuali colloqui e/o test di valutazione da svolgersi presso la sede della Società, è inoltre possibile che la Società tratti dati personali tramite dispositivi di sicurezza aziendale (videosorveglianza) e/o tramite strumenti informatici e/o servizi applicativi aziendali: immagini raccolte tramite sistemi di videosorveglianza e/o data e ora di accesso presso la Società.

3. Finalità del trattamento dei dati personali e base giuridica

I Suoi dati personali potranno essere trattati dalla Società per le seguenti finalità.

• Gestione candidatura

(i) I dati personali di cui ai paragrafi 2.1 e 2.2(i) che precede saranno trattati per la gestione della candidatura e per la valutazione del Suo profilo professionale eventualmente da inserire all’interno dell’organico della Società.

La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.1(i) che precede è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato ai fini del collocamento nell’organico aziendale.

(ii) Nell’ambito della gestione della candidatura, i Suoi dati personali ai paragrafi 2.1 e 2.2(ii) potranno essere verificati anche da fonti diverse in modo da supportare il Processo di Selezione. Dette verifiche pre-assuntive possono riguardare la verifica delle qualifiche – relative alla Sua istruzione e alla Sua precedente attività professionale – da Lei eventualmente maturate in precedenza presso soggetti terzi (ad esempio, precedenti datori di lavoro e/o istituti pubblici e/o privati presso cui ha conseguito la Sua formazione scolastica e/o universitaria).

La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.1(ii) che precede è il Suo preventivo specifico consenso.

(iii) I dati personali c.d. sensibili di cui al paragrafo 2.3che precede saranno trattati sempre per la gestione della candidatura e per la valutazione del Suo profilo professionale eventualmente da inserire all’interno dell’organico della Società, in particolare, con riferimento al collocamento delle c.d. categorie protette.

La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.1(iii) che precede è  l’assolvimento di obblighi e l’esercizio di diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale.

• Sicurezza aziendale

I dati personali di cui al paragrafo 2.4 sono raccolti per:

• il controllo degli accessi fisici (videocamere);
• la tutela e la sicurezza del patrimonio aziendale.

La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.2 che precede è il legittimo interesse della Società a proteggere il patrimonio aziendale e garantire un elevato livello di sicurezza sui luoghi di lavoro. Il Titolare ha ritenuto che tale trattamento non pregiudichi un Suo diritto, interesse o libertà fondamentale prevalenti.

• Tutela dei diritti del Titolare del trattamento

I dati personali di cui ai paragrafi da 2.1 a 2.4 che precedono sono, altresì raccolti dalla Società per la difesa e l’esercizio dei propri diritti, anche in sede giudiziale.

La base giuridica del trattamento dei dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.2 che precede è il legittimo interesse della Società alla difesa dei propri diritti ed interessi. Il Titolare ha ritenuto che tale trattamento non pregiudichi un Suo diritto, interesse o libertà fondamentale prevalenti.

4. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei suoi dati personali – conseguenze dell’eventuale rifiuto

4.1 Il mancato conferimento dei Suoi dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.1(i) e 3.1(iii) che precedono comporterà l’impossibilità per la Società di valutare la Sua candidatura.

4.2 Il conferimento dei Suoi dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.1(ii) che precede è facoltativo, tuttavia il loro mancato conferimento comporterà l’impossibilità per la Società di contattare i soggetti terzi presso cui Lei ha precedentemente maturato la Sua esperienza professionale e/o formativa. La Società potrà valutare comunque la Sua candidatura.

4.3 Il conferimento dei Suoi dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.2 che precede è facoltativo, tuttavia il mancato conferimento comporterà come conseguenza l’impossibilità di accedere alla Società.

4.4 Il conferimento dei Suoi dati personali per le finalità di cui al paragrafo 3.3 che precede è facoltativo, tuttavia il mancato conferimento comporterà come conseguenza l’impossibilità di valutare la Sua candidatura.

5. Modalità del trattamento dei dati personali

Il trattamento dei Suoi dati personali, incluse le particolari categorie di dati personali, avverrà in modo lecito, corretto e trasparente, per finalità determinate, esplicite e legittime, nonché mediante strumenti informatici e cartacei e nel rispetto delle leggi, regolamenti, provvedimenti, ove applicabili, adottati anche dall’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (di seguito “Garante”),  in particolare nell’ambito del trattamento delle categorie particolari di dati personali, ai sensi dell’art. 9 del GDPR, nel rapporto di lavoro.

I dati personali da Lei forniti non saranno sottoposti a processi decisionali completamente automatizzati.

6. Destinatari dei dati personali

6.1 I destinatari dei Suoi dati personali, di cui ai paragrafi che precedono sono:

(i) persone autorizzate a trattare dati personali all’interno della Società (in particolare, personale operante nell’area risorse umane e personale operante nell’area di riferimento per la Sua candidatura) cui sono state impartite apposite istruzioni per iscritto;

(ii) fornitori terzi che trattano dati personali per conto della Società, da quest’ultima nominati per iscritto responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR:

• società che forniscono il servizio di manutenzione e back up ed archiviazione;
• società appartenenti al medesimo gruppo della Società, incluso: Fineffe S.r.l., MBE Worldwide S.p.A., Sistema Italia 93 S.r.l, MBE Spain 2000 SL, MBE Deutschland GmbH, MBE France SARL, MBE Poland Sp. z o.o., U.S. Business Holdings Inc., PostNet International Franchise Corp., AlphaGraphics Inc.

(ii) altri soggetti terzi che trattano i dati personali in qualità di titolari autonomi:

• consulenti di ricerca del personale esterni della Società;
• soggetti cui la facoltà di accedere ai dati personali sia riconosciuta da disposizioni di legge e di normativa secondaria o da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge;
• precedenti datori di lavoro e/o istituti scolastici e universitari pubblici e privati.

7. Tempi di conservazione dei dati personali

I Suoi dati personali saranno conservati:

i) per la gestione della Sua candidatura: per un periodo di 1 anno dal ricevimento della candidatura;

ii) per la conservazione delle immagini videoriprese: 7 giorni, a meno che non sia necessaria una conservazione più lunga (ad esempio in caso di reati o controversie).

8. Trasferimento dei dati personali extra UE

Il Titolare si riserva il diritto di trasferire i Suoi dati personali in paesi terzi, inclusi, ad esempio, gli Stati Uniti d’America e l’Australia. I trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo sono soggetti a un regime speciale ai sensi del GDPR, e sono effettuati solo nei confronti di paesi che garantiscono un livello di protezione dei dati personali adeguato, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione oppure laddove siano state adottate garanzie adeguate (incluse le condizioni contrattuali standard previste dalla Commissione Europea), purché gli interessati dispongano di diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi.

9. Esercizio dei diritti da parte dell’interessato

Ai sensi degli articoli 15-22 del GDPR:

1. Lei ha il diritto di chiedere l’accesso ai Suoi dati personali unitamente a indicazioni relative alla finalità del trattamento, alla categoria dei dati personali trattati, ai soggetti o categorie di soggetti ai quali essi sono stati o saranno comunicati (con indicazione dell’eventualità in cui tali soggetti siano situati in paesi terzi o siano organizzazioni internazionali), quando possibile al periodo di conservazione dei dati personali o ai criteri utilizzati per determinare tale periodo, all’esistenza dei Suoi diritti di rettifica e/o cancellazione dei dati personali, di limitazione del trattamento e di opposizione al trattamento, al Suo diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, all’origine dei dati, all’esistenza e alla logica applicata in caso di processo decisionale automatizzato. Qualora eserciti tale diritto e salvo Sue diverse indicazioni, riceverà una copia in formato elettronico dei Suoi dati personali che formano oggetto di trattamento.
2. Lei ha inoltre diritto di ottenere:
   1. la rettifica dei Suoi dati personali, qualora gli stessi risultino inesatti o incompleti;
   1. la cancellazione dei Suoi dati personali, qualora sussista una delle condizioni di cui all’art. 17 del GDPR (ad esempio: i Suoi dati personali non risultino più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti, Lei decida di revocare il Suo consenso al trattamento – ove questo ne rappresenti la base giuridica – e non sussista altro fondamento giuridico per il trattamento stesso, Lei si opponga al trattamento e non prevalga altro interesse legittimo del Titolare, i Suoi dati personali siano trattati illecitamente);
   1. la limitazione del trattamento dei dati personali che La riguardano 1) per il tempo necessario alla Società ad appurare l’esattezza dei Suoi dati personali (nel caso in cui Lei l’abbia contestata), o 2) qualora il trattamento dei dati personali risulti illecito e Lei chieda, in luogo della cancellazione dei Suoi dati personali, la limitazione del relativo trattamento, o 3) quando la Società non abbia più bisogno dei Suoi dati personali ma gli stessi siano per Lei necessari per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, o, infine, 4) per il tempo necessario a valutare l’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto ai Suoi, qualora Lei si sia opposto al trattamento dei Suoi dati personali ai sensi del punto c che segue;
   1. copia dei Suoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico anche al fine di trasmetterli ad altro titolare, qualora il trattamento si basi sul consenso o su un contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati (cd. diritto alla portabilità dei dati). Se di Suo interesse, potrà chiedere alla Società di trasmettere i Suoi dati personali direttamente all’altro titolare, se ciò risulterà tecnicamente fattibile.
3. Lei ha inoltre diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali, qualora tale trattamento sia effettuato ai sensi dell’art. 6.1 lett. f) (i.e. per perseguire un legittimo interesse del Titolare) del GDPR, a meno che non sussistano motivi legittimi cogenti del Titolare a procedere al trattamento, ai sensi dell’art. 21 del GDPR.
4. Lei ha il diritto di revocare in ogni momento il consenso prestato senza pregiudicare la liceità del trattamento dei Suoi dati personali basato sul consenso ed effettuato prima della revoca.
5. Qualora effettuato, Lei ha inoltre il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che la riguardano o che indica in modo analogo significativamente sulla sua persona, avendo altresì il diritto di ottenere l’intervento umano da parte del titolare, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione.
6. Qualora non sia soddisfatto del trattamento dei Suoi dati personali dalla Società effettuato, potrà proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale di tale autorità (www.garanteprivacy.it).
7. Le eventuali rettifiche o cancellazioni dei Suoi dati personali o limitazioni del trattamento effettuate su Sua richiesta – salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – saranno dalla Società comunicate a ciascuno dei destinatari cui saranno stati eventualmente trasmessi i Suoi dati personali in conformità alla presente informativa.

L’esercizio dei diritti che precedono non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito. Potremo solo richiederLe di verificare la Sua identità prima di intraprendere ulteriori azioni a seguito della Sua richiesta.

10. Contatti per l’esercizio dei diritti dell’interessato e per ulteriori informazioni

Per l’esercizio dei Suoi diritti e/o per ottenere qualsiasi tipo di informazioni, di cui dovesse aver bisogno in relazione alla presente informativa sulla privacy, potrà inviare una comunicazione scritta all’indirizzo del Titolare, come individuato ai sensi del paragrafo 1 che precede, oppure telefonare, inviare un fax o un’e-mail ai recapiti del Titolare così come indicati al paragrafo 1.

CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

DICHIARO di aver ricevuto completa Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR, inerente il trattamento dei dati personali per le finalità meglio indicate ai paragrafi 3.1, 3.2 e 3.3 dell’Informativa stessa, nonché di essere stato informato sui miei diritti in qualità di soggetto interessato.

□ Acconsento / □ Non acconsento

Alla comunicazione dei miei dati personali ai soggetti individuati nell’informativa per la verifica delle mie referenze professionali e formative, come meglio precisato al paragrafo 3.1(ii) dell’Informativa.